Algoritmo per pianificare la giornata. Cartoncino strategico

Bisogna sempre avere un piano per la giornata.

Un piano serve non per attenersi ai “rigorosi” limiti e non rispondere alle mutevoli circostanze esterne.

Pianificare la giornata la sera prima è un ottima idea: si chiude la giornata lavorativa corrente, e il nuovo giorno inizia con un quadro abbastanza chiaro e definito delle cose da fare, non con il caos.

Pianificare la giornata al mattino si combina bene con la risoluzione delle questioni da confermare: accordare gli orari di incontri con le controparti, distribuire i compiti o le informazioni aggiuntive ai dipendenti, eccetera. È più comodo nelle attività meno prevedibili, quando l’importanza delle questioni da confermare è maggiore.

Determina quale dei due tipi comuni di Agenda è più adatto a te: agenda con la panoramica settimanale – utile per coordinare gli appuntamenti e le attività di diversi giorni, o, agenda con la panoramica giornaliera – utile per un gran numero di attività per la stessa giornata.

Evidenzia 3 tipi di impegni:

–    incontri “inflessibili” legati a un orario specifico (es. “presentazione alle ore 12.00”);

–    impegni “flessibili”, non vincolati a un orario preciso (es. “informarsi sull’orario della presentazione”);

–    impegni prioritari importanti che non hanno una scadenza rigida, ma richiedono una grande risorsa di tempo (es. “prepararsi per la presentazione: tempo necessario 2 ore”).

L’algoritmo di pianificazione della giornata è seguente:

1. Sullo spazio libero dell’agenda (a destra della griglia temporale) crea la lista completa di impegni “flessibili” (non legati a un orario specifico).

2. Evidenzia in rosso 2-3 compiti prioritari. Comincia a svolgere i compiti “flessibili” partendo proprio da quelli evidenziati in rosso.

3. Sulla griglia temporale pianifica appuntamenti “inflessibili” legati a un orario preciso.

4. Per i compiti prioritari che richiedono abbastanza tempo definisci il tempo necessario.

5. Negli spazi temporali tra incontri inflessibili inserisci i compiti evidenziati in rosso.

Cartoncino strategico

Le opportunità straordinarie per migliorare la pianificazione, offre un cartoncino strategico (segnalibro) Su di esso puoi:

●    segnare compiti da svolgere non strettamente legati a una data precisa, in modo che siano sempre davanti ai tuoi occhi;

●    tenere una lista dei contatti più rilevanti attualmente;

●    annotare “argomenti da riflettere”, non compiti che devono essere completati, ma pensieri che richiedono sviluppo.

Scrivi sul cartoncino strategico i tuoi obiettivi a lungo termine. Questo “cartoncino” ti farà ricordare continuamente e ti aiuterà a non affondare nella quotidianità.

Affinché la tua giornata si svolga in modo efficace, ti consiglio di contare non tanto sui tuoi piani e sulle tue aspettative, quanto sul fatto che tutto possa cambiare e che questi piani potrebbero subire cambiamenti.

Eccellente Donna